近年、多くの企業が業務効率化やデータ管理の改善を目指し、オンラインストレージを活用する企業が増えています。オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存し、共有できるサービスのことです。従来の物理サーバーやUSBメモリの代わりとして注目されており、データの安全性や利便性を向上させる強力なツールとして広まりつつあります。
中小製造業では特に、以下のような課題を抱えていることが少なくありません：
- データの管理が煩雑
現場で記録されたデータが事務所にスムーズに共有されず、混乱や手間が発生することが多いです。
- 情報共有の遅れやミス
必要な情報が関係者にタイムリーに届かないことで、製造プロセスや納期に影響を与えることがあります。
- サーバーやネットワーク、セキュリティの管理が難しい
専任のITスタッフがいない中小製造業では、これらの管理が負担となりがちです。
この記事では、こうした課題を解決するために役立つ「オンラインストレージ」について詳しく解説します。中小製造業でも無理なく導入できるサービスの選び方やメリット・デメリットを具体的に説明し、自社に最適なツールを見つけるお手伝いをします。
オンラインストレージの活用で、データ管理や業務効率化を一歩進めましょう！
目次
法人向けオンラインストレージを導入するメリットとデメリット
オンラインストレージは、多くの企業にとってデータ管理や業務効率化の鍵となるツールです。中小製造業においても、以下のような具体的なメリットが得られます。
メリット
1. 運用が簡単
従来の物理サーバーでは、設置場所の確保や複雑な初期設定、バックアップの管理運用、容量の管理と増設対応が必要でしたが、オンラインストレージではそのような手間がないか、手軽にできます。インターネットに接続できれば利用可能で、導入作業もシンプルです。また、日常のメンテナンスが不要で、トラブル対応も提供元のサポートに任せられるため、ITリソースの限られた中小製造業でも安心して利用できます。
2. 効率的なデータ共有
オンラインストレージは、現場と事務所、本社や取引先間の情報共有をスムーズにします。例えば、現場で撮影した写真や作業データをリアルタイムで事務所と共有でき、意思決定が迅速化されます。また、ファイルのバージョン管理機能があるツールでは「どのファイルが最新なのか分からない」といった混乱を防ぎ、業務効率を向上させます。
3. 高いセキュリティ
オンラインストレージには、データ暗号化や権限管理、二段階認証といったセキュリティ機能が標準で備わっており、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。さらに、サービス提供元が日本国内にデータ管理設備を設置している場合（国内で厳格な法律や規制に基づいて運用されるため）、安心して利用できる点も大きな魅力です。
4. コスト削減
物理サーバーを自社で運用する場合、購入費用や設置工事、電力コスト、保守費用などが発生します。一方、オンラインストレージはサブスクリプション形式で利用でき、初期費用を大幅に抑えることが可能です。また、不要になれば契約を解除できる柔軟性も魅力です。
5. アクセスの柔軟性
オンラインストレージは、外出先やリモートワーク中でも、インターネット接続さえあればどこからでもデータにアクセスできます。これにより、働き方改革にも対応できる環境を整えることができます。また、スマホやタブレットを利用したデータ確認も簡単です。
6. 事業のスケールに対応
企業の成長に伴い、必要な容量やユーザー数を柔軟に拡張できるのもオンラインストレージの利点です。逆に、利用状況に応じて縮小することも可能で、無駄なコストを発生させません。
デメリット
1. セキュリティリスク
インターネットを介してデータをやり取りするため、完全に情報漏洩のリスクを排除することはできません。特に、利用者側でパスワード管理が甘かったり、権限設定が不適切だったりすると、脆弱性が生じる可能性があります。このリスクを減らすためには、従業員への教育やセキュリティポリシーの徹底が必要です。
2. サービス変更や終了のリスク
オンラインストレージの提供元が事業方針を変更して値上げや機能変更したり、最悪サービスを終了したりする可能性もあります。その場合、別のサービスへの移行が必要となり、データのバックアップやシステム再構築に手間がかかることがあります。長期的に利用する計画を立てる際には、信頼性の高い提供元を選ぶことが重要です。
中小製造業がオンラインストレージを選ぶ際のポイント
オンラインストレージは便利なツールですが、導入にあたっては自社の業務や環境に合ったサービスを選ぶことが重要です。適切な選択をするためのポイントを5つご紹介します。
1. 必要な容量と機能を確認
まず、保存するデータの種類と量に応じて、必要な容量を見極めることが大切です。
中小製造業では、以下のようなデータが保存対象になることが多いでしょう：
- 図面やCADデータ：これらはファイルサイズが大きく、大容量のストレージが必要。
- 写真や動画：製品の製造過程や品質チェックの記録用に保存することがある。
- 各種ドキュメント：顧客との契約書などの証憑、社内の手順書や分析データなどの管理に使用。
容量の余裕があれば、業務が増えた際にも対応できますが、使いすぎるとコストが上がるため、スモールスタートもぜひご検討いただきたいポイントです。
また、以下のような機能があると、日常業務がさらに効率化されます：
- データの世代管理機能：過去のバージョンを残すことで、誤って編集したり削除した場合でも復元可能。
- ファイル検索機能：保存データが増えても、キーワードで必要な情報を迅速に見つけられる。
2. セキュリティ機能
オンラインストレージを導入する際には、セキュリティ機能の確認が重要です。
不正アクセスやデータ漏洩を防ぐため、以下のポイントをチェックしてください：
- データの暗号化：保存中や通信中のデータを暗号化し、第三者が内容を読み取れないようにする機能。
- 二段階認証：ログイン時に追加の認証を求めることで、なりすましを防止。
- 権限管理機能：閲覧や編集の権限を個別に設定できるため、必要最低限のユーザーだけがアクセス可能に。
また、データの保管先が国内の設備で運用されているかを確認することも大切です（日本国内で運営されるサービスは、日本の法律に基づいて安全性が確保されています）。こうしたセキュリティ基準を満たしているサービスを選ぶことで、安心して業務に活用できます。
3. 操作性
特別なITスキルがなくても簡単に使えることは、中小製造業での重要な選択基準です。
特に以下の点を確認しましょう：
- 直感的なインターフェース：ボタン配置や画面デザインがシンプルで、特別なトレーニングを受けずとも操作可能なもの。
- 専用アプリの有無：スマホやタブレットで利用できる専用アプリがあると、現場でも活用しやすい。
- マニュアルやサポート体制：初めての導入時にスムーズに対応できるサポートがあると便利。
操作が複雑だと現場で使われなくなるリスクがあるため、実際の操作感を確認することが大切です。
4. 他ツールとの連携
中小製造業では、既存の業務ツールとオンラインストレージを組み合わせて使う場面があります。
具体的には、以下のような他ツールとの連携機能が考えられます：
- CADや生産管理ソフトとの連携：製品の設計や製造進捗をスムーズに管理するには、これらのツールとの互換性が欠かせません。設計図や進捗データを効率的に共有できる環境を整えることで、現場と事務所間の情報共有が円滑になります。
- 会計ソフトとの連携：請求書や発注書をオンラインストレージに保存し、会計ソフトと連携させることで、経理業務の手間を削減できます。これにより、データ入力のミスを防ぎ、作業効率を向上させることが可能です。
- ツール同士の自動連携機能（APIの活用）
業務ツールとオンラインストレージを連携させることで、繰り返し作業を自動化できます。たとえば、特定のフォルダにファイルを保存すると、取引先に自動的に共有される仕組みを構築することが可能です。
他ツールとの連携が充実していると、オンラインストレージを中心に業務フローを構築できるため、さらなる生産性向上が期待できます。
5. コストパフォーマンス
オンラインストレージの導入を考える際、コストも重要な要素です。
以下の点を比較して、自社の予算に最適なプランを選びましょう：
- 初期費用：初めて導入する場合、初期費用が無料のサービスやキャンペーンを活用すると負担が軽減されます。
- 月額料金：プランによって異なる容量や機能が提供されるため、必要な分だけ選ぶことがコスト削減につながります。
- 契約期間の柔軟性：短期間の利用が可能なプランや、長期契約で割引を受けられるオプションがあるか確認。
また、無料トライアルを活用して、実際の業務でどれほどの効果があるかを事前に試すことをおすすめします。
オンラインストレージを選ぶ際には、これらのポイントを総合的に検討することが重要です。中小製造業ならではのニーズをしっかり把握し、自社に最適なサービスを導入することで、業務効率や生産性を大きく向上させることができるでしょう。
オンラインストレージの3つの具体例
中小製造業がオンラインストレージを選ぶ際、業務内容や運用環境に応じたサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、代表的なオンラインストレージサービスである Google ドライブ、Microsoft OneDrive、Dropbox の3つを具体的に紹介します。それぞれの特徴やメリット、適した利用シーンを比較し、自社に最適な選択を見つけましょう。
1. Google ドライブ
特徴
Google ドライブは、Google Workspaceの一部として提供されているオンラインストレージです。他のGoogleサービス（Gmail、Google カレンダー、Google ドキュメントなど）と簡単に連携でき、業務全体の効率化をサポートします。特に、ファイルの共同編集機能が強力で、チームで同時に作業を進められる点が魅力です。また、スマホアプリやPCアプリを活用すれば、どこからでも簡単にアクセス可能です。
メリット
- コストパフォーマンスが高い
無料プランから始められるため、小規模な利用やテスト運用に最適です。ビジネス向けの有料プランでも、競争力のある価格設定がされています。 - 操作が簡単
特別なトレーニングを受けなくても、直感的に操作できるわかりやすい画面設計が採用されています。初めて使う方でも短時間でスムーズに利用を開始できます。 - アクセスの自由度が高い
インターネット環境があれば、どこからでもデータにアクセス可能です。リモートワークや外出先での作業をスムーズにサポートし、柔軟な働き方を実現します。
こんな企業におすすめ！
- 他のGoogleサービスを日常的に活用している企業。
- 汎用性が高く、低コストで利用できるデータ管理ツールを求める企業。
- チームでの共同作業が多い企業。
2. Microsoft OneDrive
特徴
Microsoft OneDriveは、Microsoft 365（旧Office 365）の一部として提供されるオンラインストレージです。このため、WordやExcel、PowerPointといったおなじみのOfficeツールと簡単に連携でき、作業がスムーズに進められます。また、ファイルの「バージョン管理機能」を使うことで、過去に保存したデータを簡単に確認したり、間違えて編集した内容を復元することも可能です。Windowsパソコンとの相性が良いため、デスクトップPCを中心に業務を行っている企業に特に適しています。
メリット
- Officeツールとの抜群の相性
Microsoft Officeを日常的に使う企業に最適で、WordやExcelのデータを直接保存して編集や共有がスムーズに行えます。 - 料金がリーズナブル
Microsoft 365に含まれるため、ストレージとOfficeツールをセットで利用でき、コストパフォーマンスが高いです。 - 便利なデータ管理機能
ファイルの「バージョン管理」や「権限設定」が充実しており、チーム内で安全かつ効率的に作業を進められます。
こんな企業におすすめ！
- Microsoft Officeを日常的に使用している企業。
- デスクトップPCを中心に業務を進めている企業。
- 過去のファイルを簡単に復元できる「バージョン管理」や、データの安全性を確保する「権限設定」を重視する企業。
3. Dropbox
特徴
Dropboxは、シンプルな使い勝手と高いパフォーマンスで知られるオンラインストレージです。ファイル共有機能が優れており、外部取引先とのデータのやり取りを効率化します。また、データの同期スピードが速く、リアルタイムでの更新が可能な点も大きな魅力です。
メリット
- わかりやすい操作性
初めてオンラインストレージを導入する企業でも使いやすく、特別な知識がなくても短時間で活用できます。 - 外部共有が簡単
リンクを作成するだけでファイルを共有できるため、外部の取引先やパートナー企業との情報のやり取りがスムーズです。 - デバイスを選ばず利用可能
PC、スマホ、タブレットなど、複数のデバイスで利用できるため、外出先や現場での業務にも対応可能です。
こんな企業におすすめ！
- 外部取引先とのファイル共有が多い企業。
- シンプルでスピーディーなデータ共有を求める企業。
- 初心者でも直感的に操作できるツールを求める企業。
これら3つのオンラインストレージは、それぞれ異なる特長があり、利用シーンや企業のニーズに合わせて選べます。自社の業務内容や従業員が使いやすいかどうかを考慮しながら、最適なサービスを検討してみてください。
導入ステップと注意点
オンラインストレージは、適切に導入・運用することで中小製造業の業務効率化に大きく貢献します。しかし、導入には事前準備や段階的な進め方が重要です。
以下では、導入ステップと注意点を詳しく解説します。
1.自社のニーズを整理する
まず最初に、自社でどのようにオンラインストレージを活用するかを具体的に整理しましょう。このステップを曖昧にすると、後々「必要な機能が足りない」「容量が不足している」といった問題が発生する可能性があります。
- どの部署が利用するのかを明確にする
製造現場、事務所、営業部門など、部署ごとの利用シーンを具体的にイメージしてください。たとえば、現場では製造過程の写真や動画を共有し、営業部門では取引先との契約書を保存・共有するといった使い方が考えられます。
- 必要な容量や機能をリストアップする
保存するデータの種類（設計図、動画、写真、文書など）や量を把握し、それに見合った容量を選びます。また、ファイルのバージョン管理や検索機能、アクセス権限設定など、業務に必要な機能をリストアップしておくと選定がスムーズです。
2. サービスを比較・選定
次に、自社のニーズに合ったオンラインストレージを選定します。現在市場にはさまざまなサービスがあり、それぞれに特徴があります。
慎重に比較するためのポイントを以下に挙げます：
- 無料トライアルを活用する
多くのオンラインストレージサービスは、無料トライアルを提供しています。これを活用して実際の業務で試用し、操作性や機能が自社に適しているかを確認してください。
- 複数のサービスを比較する
候補を1つに絞り込む前に、2～3つのサービスを比較しましょう。Google ドライブやMicrosoft OneDrive、Dropboxといった代表的なサービスだけでなく、業界特化型の選択肢も検討することで最適な選択が可能です。比較の際にはコストやサポート体制、セキュリティ機能も考慮しましょう。
3. 段階的に導入
選定したサービスは、いきなり全社展開するのではなく、まずは小規模から試験的に導入を始めるのがおすすめです。
- 試験的な運用（パイロット導入）
特定の部署やチームで試験的に使い始め、操作感や課題を確認します。この段階で得た意見やフィードバックをもとに、設定や運用方法を調整しておくと、スムーズな展開が可能です。
- 全社展開
試験的な運用（パイロット導入）で問題点が解決したら、全社への導入を進めます。この際、全従業員に向けて操作方法や利用ルールを説明する時間を設けることが重要です。特に、初めてオンラインストレージを使う従業員には、わかりやすく丁寧な説明を心がけましょう。
4. 定期的な見直し
オンラインストレージを導入して終わりではありません。業務内容やチームの規模が変化するたびに、ストレージのプランや運用方法を見直すことが重要です。
- ストレージプランの調整
業務が拡大してデータ量が増えた場合には、容量の追加が必要になることがあります。一方、使いすぎていない場合にはコスト削減のためプランをダウングレードする選択肢も検討しましょう。
- 利用状況の確認
定期的にアクセスログや利用状況を確認し、非効率な運用がないかチェックします。また、セキュリティ面でもアクセス権限やパスワード設定を定期的に見直してください。
- 最新機能の活用
オンラインストレージはサービス提供元によって機能がアップデートされることがあります。新しい機能を積極的に取り入れることで、業務効率をさらに高めることが可能です。
注意点
- 従業員の習熟をサポートする
新しいツールに対して従業員が慣れるまでに時間がかかる場合があります。操作マニュアルや社内でのトレーニングセッションを用意することでスムーズな導入が実現します。
- データ移行の計画を立てる
既存のサーバーやストレージからオンラインストレージへのデータ移行は慎重に行いましょう。移行時にデータが失われるリスクを避けるため、バックアップを事前に作成しておくことが重要です。
オンラインストレージの導入は、企業のデジタル化を進める大きな一歩です。導入ステップを順番に進め、適切なサポート体制を整えることで、トラブルを最小限に抑えつつ効率的な運用を目指しましょう。
よくある質問と解決策
Q1.「現場スタッフでも使えるの？」
オンラインストレージは、特別な知識がなくても簡単に使える設計のサービスを選ぶことがポイントです。Google ドライブやMicrosoft OneDriveなどの主要なサービスは、画面がわかりやすく、複雑な操作を必要としません。また、スマホやタブレットで使える専用アプリも提供されており、現場での活用にも便利です。選定の際は、無料トライアルを活用し、現場スタッフが実際に無理なく操作できるか確認してみましょう。
Q2.「セキュリティが不安です」
データの安全性は、オンラインストレージを選ぶ際に重視すべきポイントです。国内で運営されているサービスを選ぶことで、カントリーリスクも含めたセキュリティ対策が期待できます。また、閲覧や編集の権限を細かく設定できる「権限管理機能」を活用すれば、データ漏洩や不正アクセスのリスクを減らせます。さらに、二段階認証や強力なパスワード設定を取り入れることで、セキュリティをさらに強化できます。
Q3.「コストが心配です」
オンラインストレージは、必要最低限のプランからスタートし、業務の拡大に応じて容量やユーザー数を拡張できる柔軟性があります。無料プランがあるサービスも多いため、まずは小規模で導入し、自社に適しているかを確認するのがおすすめです。長期的には、物理サーバーを維持するコストや手間と比較して、コストパフォーマンスの高い選択肢となるでしょう。
これらの解決策を参考にすれば、現場での利用やセキュリティ、コスト面の不安を軽減し、スムーズな導入が可能です。
まとめ
オンラインストレージは、中小製造業が抱えるデータ管理や情報共有の課題を解決する強力なツールです。従来の物理サーバーやUSBメモリに代わり、業務効率化やリモートワーク対応を実現するだけでなく、コスト削減やセキュリティ強化にも寄与します。特に、現場と事務所、取引先間でのデータ共有がスムーズになることは、大きなメリットといえるでしょう。
選定時には、セキュリティ機能、操作性、コストパフォーマンスを重視することが重要です。自社のニーズに合った容量や機能を持つサービスを選び、無料トライアルを活用して実際の業務での使い勝手を確認しましょう。また、利用開始後も定期的な見直しを行い、業務の変化に対応することが成功の鍵となります。
導入にあたっては、リスクを十分に理解し、事前に準備を整えることで、スムーズな運用が可能になります。適切なオンラインストレージを活用し、中小製造業のデータ活用力を高め、競争力を向上させていきましょう！
ITに関してのお困りごとがあればご相談ください。
